Em um ano de dificuldades financeiras, otimizar e economizar na contratação de hospedagem corporativa é meta de boa parte dos gestores de viagens, seja em uma pequena ou grande companhia, uma vez que os gastos com hotéis (e hoje formas alternativas de hospedagem) estão em segunda colocação no ranking das maiores despesas em viagens corporativas, atrás apenas de passagens aéreas, de acordo com o GBTA (Global Business Travel Association). Para auxiliar gestores de viagens a otimizar os custos, a HRS, traz cinco dicas importantes a serem levadas em conta antes, durante e após a contratação de hospedagem corporativa. Veja:
1) Conheça mais seus viajantes:
Criar um programa de viagens para qualquer empresa não é nada fácil. O primeiro passo é analisar a fundo a conta de viagens corporativas da companhia, suas particularidades, os comportamentos de compra e cultura. Porém é fundamental conhecer as características dos viajantes. “Verificar os tipos de negócios, área de atuação, perfil de compras e características do viajante, analisando sua geração (X, Y, Z, etc.), suas expectativas e necessidades. Ter essa visão é tão importante quanto conhecer a empresa e sua cultura”, explica Eduardo Murad, diretor de Vendas para a América Latina da HRS.
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2) Faça a política de viagens da empresa ser conhecida:
Para que a empresa tenha uma maior aderência de seus viajantes às políticas e procedimentos, é essencial que estas sejam amplamente difundidas dentro das corporações. E mais, atualizadas sempre! As regras devem ser claras e acessíveis a todos os colaboradores, atendendo a todos os tipos e perfis de viajantes. “Os viajantes da atualidade pertencem a diversas gerações e as empresas precisam se adaptar aos seus comportamentos, tecnologia, necessidades e motivações. Customização e Traveler Centricity são falados em todos os encontros, eventos e discussões do trade”, explica Murad.
3) Seja estratégico:
Conhecer o padrão de compra dos viajantes ajuda a entender se eles estão seguindo as regras ou se há fuga da política de viagens, como a escolha de hotel fora do recomendável, e por que elas ocorrem. “Com os dados de preferência dos viajantes em mão, use o material para fazer uma melhor negociação com os hotéis. Terceirizar esse processo com um parceiro confiável possibilita um alto controle e muito menos trabalho para o gestor de viagens – que poderá focar em outros itens, como o contato e feedback do viajante”, diz Eduardo.
4) Analise o valor total da viagem:
“Vale a pena economizar U$10,00 por um hotel mais distante e ter que gastar mais para ir da hospedagem até o local da reunião com um taxi, por exemplo?”, questiona o executivo da HRS. Por isso que analisar o valor das diárias é tão importante quanto calcular todos os custos que estão envolvidos na viagem.
5) Peça o feedback dos viajantes:
Conhecimento é fundamental no processo de gestão de viagens e é por isso que ter em mãos a opinião dos viajantes garante ao gestor argumentos na negociação com hotéis e dados para a escolha dos fornecedores. Peça para que os viajantes apresentem suas opiniões sobre o hotel e a qualidade dos itens inclusos nas diárias (os chamados amenities, como café da manhã e internet, por exemplo) ou a distância percorrida nos deslocamentos e atendimento.
“Quando sabemos o que faltou em determinada viagem podemos melhorar as próximas experiências dos viajantes, principalmente no que diz respeito às negociações com os hotéis, uma vez que os feedbacks dos viajantes são colocados na mesa de negociação. Entender as necessidades dos viajantes fará o gestor buscar atender às expectativas em uma próxima oportunidade, sem perder o foco na negociação e redução de despesas”, finaliza Murad.
